La gestion des candidatures en formation continue représente un enjeu stratégique pour les établissements. Afin d’offrir une expérience candidat fluide et d'optimiser la sélection des profils, il est nécessaire de structurer les processus, de digitaliser les flux et d'analyser en profondeur les données. Voici cinq stratégies que les gestionnaires d'admission peuvent mettre en œuvre pour améliorer la gestion des candidatures.

Sommaire :

1- Clarifier le processus d'admission
2- Digitaliser la gestion des dossiers
3- Former et impliquer l'équipe
4- Analyser les données pour s'améliorer
5- Promouvoir la diversité des profils

1- Clarifier le processus d'admission

A. Définir les étapes clés du processus

Un parcours d’admission clair et structuré facilite l'orientation des candidats et permet un traitement plus efficace des dossiers. Les établissements doivent définir précisément les étapes clés du processus, de la soumission à la décision finale.

En communiquant les critères de sélection de manière transparente, ils instaurent un climat de confiance et aident les candidats à soumettre des dossiers pertinents. Des outils comme les systèmes de validation en temps réel ou les modules d'autoévaluation peuvent également faciliter le filtrage des candidatures et optimiser l'efficacité du traitement.

Par exemple, Excelia a déployé et paramétré une plateforme de gestion de candidatures internationales avec paiements en ligne pour fluidifier le processus pour les candidats étrangers.

Communiquer les critères d'évaluation

La transparence sur les critères d'évaluation des candidatures est primordiale pour instaurer un climat de confiance. En communiquant clairement les prérequis académiques et professionnels, ainsi que les compétences attendues, les établissements permettent aux candidats de mieux comprendre les attentes et de constituer des dossiers pertinents.

Mettre en place un système de validation en temps réel de ces prérequis facilite le filtrage des candidatures et assure des dossiers complets. Des modules d'autoévaluation peuvent également être proposés aux candidats pour les aider à s'orienter vers les programmes correspondant le mieux à leur profil et leurs objectifs.

Assurer des critères d'évaluation équitables et transparents pour traiter les candidatures renforce la confiance dans le processus d'admission.

2- Digitaliser la gestion des dossiers

Centraliser les données avec un système de suivi

L’adoption d’outils numériques comme les systèmes de gestion des candidatures permet de centraliser les données dans une plateforme unique, garantissant ainsi une meilleure organisation et traçabilité.

La digitalisation facilite également l’automatisation des tâches administratives répétitives, telles que l’envoi d’accusés de réception, les relances pour pièces manquantes et la notification des décisions. Cette automatisation permet aux équipes de se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée, tout en offrant aux candidats une expérience fluide et réactive.

Mines-Telecom a par exemple déployé et paramétré une plateforme de gestion de candidatures pour ses alternants, centralisant ainsi le suivi des dossiers.

Automatiser les tâches administratives

L'automatisation des tâches liées au traitement des candidatures représente un gain de temps considérable pour les équipes d'admission. Des outils de pré-qualification permettent de filtrer les dossiers selon des critères prédéfinis et d'identifier rapidement les profils les plus pertinents.

L'intégration de workflows automatisés optimise la gestion des candidatures à chaque stade : accusés de réception, relances en cas de pièces manquantes, notification des décisions, etc. Ces dispositifs assurent un suivi régulier des candidats, sans mobiliser les équipes sur des actions répétitives à faible valeur ajoutée.

3- Former et impliquer l'équipe

A. Développer les compétences de l'équipe

Une équipe d'admission formée aux meilleures pratiques de gestion des candidatures est la clé d'un traitement qualitatif des dossiers. Des sessions doivent être organisées pour développer les compétences des collaborateurs sur les méthodes de présélection, la conduite des entretiens, l'évaluation des profils ou encore la maîtrise des outils digitaux utilisés.

Cette montée en compétences passe aussi par le partage régulier des retours d'expérience entre les membres de l'équipe. Confronter les points de vue et identifier les bonnes pratiques issues du terrain permet d'enrichir le mode opératoire commun et de gagner en cohérence dans le traitement des dossiers.

B. Favoriser la collaboration entre les intervenants

Le processus d'admission en formation continue implique de nombreux intervenants qui doivent agir de concert : responsables de programmes, jurys de sélection, services supports, etc. Mettre en place des espaces collaboratifs pour partager les informations et interagir sur les dossiers facilite la coordination de tous ces acteurs.

Des outils de gestion des entretiens d'admission permettent par exemple de centraliser les évaluations des candidats par les différents jurys et de partager les avis pour une décision concertée. Impliquer les parties prenantes clés à chaque étape renforce la cohésion et l'alignement de l'équipe d'admission élargie.

4- Analyser les données pour s'améliorer

A. Suivre les indicateurs clés de performance

L'analyse régulière des données de candidature est essentielle pour piloter la performance du processus d'admission. Suivre des indicateurs tels que le nombre de dossiers reçus, le taux de conversion aux différentes étapes, le délai de traitement ou encore la diversité des profils permet d'objectiver les résultats.

Ces données factuelles aident les responsables à identifier les axes d'amélioration prioritaires. Elles permettent de concentrer les efforts sur les points de blocage et de mesurer l'efficacité des actions correctives entreprises pour fluidifier l'expérience candidat.

B. Recueillir et exploiter le feedback des candidats

Au-delà du suivi quantitatif, la dimension qualitative est primordiale pour améliorer en continu le processus d'admission. Recueillir le feedback des candidats, admis ou non, sur leur expérience de candidature est une source précieuse d'enseignements.

Des enquêtes peuvent être menées pour connaître leur niveau de satisfaction à chaque étape et identifier les irritants éventuels. Mettre en regard ces retours avec l'analyse des comportements sur les outils de candidature en ligne permet d'ajuster finement les dispositifs et d'anticiper les attentes des candidats.

Science Po Paris a par exemple déployé et paramétré une plateforme d'admissions pour ses summer courses en intégrant un système de récolte du feedback des candidats pour améliorer en continu le processus.

5- Promouvoir la diversité des profils

A. Définir une stratégie de sourcing inclusive

Attirer des profils diversifiés est un enjeu majeur des processus d'admission en formation continue. Une stratégie de sourcing inclusive doit être définie pour aller chercher ces talents variés, en activant différents leviers.

Développer des partenariats avec des établissements et associations ciblés permet par exemple de toucher des viviers sous-représentés habituellement. Proposer des webinaires et des sessions dédiées à ces publics est aussi un moyen efficace de susciter des candidatures plus diverses.

B. Adapter sa communication aux publics cibles

Pour convertir ce sourcing diversifié en candidatures effectives, la communication doit aussi être adaptée aux différents publics cibles. Cela implique de personnaliser les messages et les canaux selon les profils pour une approche sur-mesure.

Mettre en avant des témoignages d'étudiants aux parcours variés crée des modèles inspirants et parlants pour chacun. Représenter la diversité dans l'ensemble des supports de communication institutionnelle envoie également un signal fort sur l'ouverture à tous les profils, au-delà des prérequis académiques.

"Mettez en place des stratégies pour attirer une population étudiante diversifiée. Cela inclut des partenariats avec des organisations communautaires et des campagnes de sensibilisation."

6- Conclusion

En clarifiant le processus d'admission, en digitalisant le traitement des dossiers et en analysant finement les données, les établissements de formation continue peuvent considérablement améliorer la gestion de leurs candidatures. Cela permet de fournir une expérience candidat fluide et personnalisée, tout en réduisant la charge administrative des équipes.

Et si l'analyse prédictive des données de candidatures permettait demain d'anticiper encore plus finement les attentes et les comportements des candidats pour une expérience réellement sur-mesure ?